Virtuelles Teamwork wird im Zeitalter des Homeoffice immer wichtiger. Angestellte starten ihren Arbeitstag direkt von zu Hause aus und sind doch auf effiziente Zusammenarbeit mit ihrem Team angewiesen. Anfangs ist das gar nicht so einfach. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie das Arbeiten mit Microsoft Teams am besten funktioniert und welche wichtigen Faktoren es dabei zu berücksichtigen gibt.

Welchen Nutzen hat Teams im professionellen Einsatz?

Teams ermöglicht die Vernetzung mit anderen Menschen, man kann mit ihnen kommunizieren oder chatten. Teams ist gerade für Unternehmen oder Projekte ein super Tool, um auch von zu Hause aus arbeiten zu können. Bei Teams kann man Meetings abhalten, Chats beantworten, verschiedene Gruppen zusammenfügen und Dateien abspeichern bzw. hochladen. Teams kannst du sehr bequem von jedem Endgerät mit Internetverbindung nutzen. Egal ob am Computer, Laptop oder Handy. Überall hast du zu jeder Zeit Zugriff auf alle Funktionen.

Welche Funktionen bietet Teams an?

• Konferenzen: In erster Linie gibt es dort Telefonkonferenzen, die mittels Videoübertragung abgehalten werden können. Audioverbindungen übertragen Sprache, Videoverbindungen übermitteln Bild und ermöglichen jederzeit auch einen Transfer von Daten. Auch die Zusammenfassung einer Sitzung kann erstellt werden, sodass abwesende Mitarbeiter jederzeit nachverfolgen können, wie die aktuelle Besprechungslage ist.
• Microsoft Apps: Da Teams direkt von Microsoft kommt, sind auch alle Microsoft Apps hinterlegt. Diese Apps können von allen Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden. So weiß jeder sofort Bescheid, was der andere bearbeitet. Dies gewährleistet eine bessere und zielgenauere Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Die Dateien können kinderleicht und schnell an den anderen Mitarbeiter geschickt werden. Auch andere Apps wie zum Beispiel Evernote können dort installiert werden. Projekte können dann direkt über das System geplant werden. Es können auch Umfragen erstellt werden.
• Breakout-Rooms – Gruppenräume: Bei Teams gibt es auch sogenannte Breakout Rooms, bei denen Personen in kleinen Gruppen einem virtuellen Raum beitreten, um dort miteinander zu planen, chatten oder diskutieren. Dies wird auch häufig für Gruppenarbeiten genutzt, um eine größere Einheit in kleinere Gruppen einteilen zu können. Diese Breakout Rooms werden gerne an Schulen genutzt. Auch im Homeoffice ist der Einsatz hilfreich, denn wenn die Arbeit nicht an einem gemeinsamen Ort stattfindet, kann sie via Teams dennoch in der Gruppe durchgeführt werden. Die Referenten bzw. Ersteller der Rooms können in jede einzelnen Räume hineinschauen, mitdiskutieren und chatten. Du kannst aber auch Ankündigungen posten und die Räume jederzeit wieder schließen, sodass alle Kleingruppen wieder zu dem Hauptmeeting zurückkehren.
• Chatfunktion: Bei Teams gibt es auch ähnlich wie bei Nachrichtenmessengern eine Chatfunktion, über die rund um die Uhr Nachricht übermittelt werden können. Bei der Basic-Variante kann mit bis zu 300 Kollegen chatten und ihnen antworten. Auch die Übermittlung von Dateien ist per Chat möglich.
• Newsfeed: Auch ein Newsfeed ist bei Teams möglich. Dies ist von großem Vorteil, wenn man mit anderen nur Informationen teilen möchte. So kannst du News chronologisch aufgebaut anderen mitteilen.
• Die Cloud: Virtueller Speicher, in den man Daten hochladen kann steht dir bei Teams zur Verfügung. Die Basis Version beinhaltet 10 GB Speicher, während die kostenverbundene Version bis zu 1 TB Speicher bereithält. Im Cloud-Speicher können deine Daten jederzeit gespeichert und abgerufen werden.

Welche zentralen Funktionen beinhaltet Teams noch?

Die Speicherfunktion für Nachrichten hat sich besonders für eine langfristige virtuelle Zusammenarbeit als hilfreich erwiesen. So können Mitarbeitende jederzeit auf Diskussionen zurückgreifen und sie noch einmal analysieren.

Auch ein Kalender steht zur Verfügung, in dem man Termine, Meetings planen und ständig den Überblick darüber behalten kann.

Die Vorzüge von Teams in der digitalen Welt.

Mithilfe der Chat-Funktionen und unterschiedlichen Meeting-Anwendungen kann man viel besser im Team koordinieren, planen und zusammenarbeiten. Jeder bekommt sehr schnell mit, was besprochen wurde und welche Dateien hochgeladen wurden. Gruppengespräche, Videoanrufe, Datenübermittlung sind auf mobilem Weg von überall möglich.

Informationen können viel schneller und leichter gefunden werden. Bei Problemen kann man den anderen jederzeit kontaktieren und das Problem offen im System lösen. Die Kommunikation kann dadurch viel einfacher und schneller ausgeführt werden. Egal wann du arbeitest, egal wo du bist. Man kann noch spät abends bequem von zuhause aus Chats schreiben, anderen antworten oder wichtige Arbeiten erledigen. Und das ganz digital und einfach über den Teams-Account.

Microsoft Teams kann überall von jedem Gerät ausgeführt werden. Egal ob vom Smartphone oder Laptop, bis hin zu allen PC-Formen. Jedes Betriebssystem ist möglich.

Die individuelle Einstellbarkeit lässt es zu, dass Teams auf vielfältige Funktionen erweitert wird. Man hat Zugriff auf zahlreiche Addons und kann mit Hilfe seiner Wunschapps die bestmögliche Konfiguration für den Betrieb ermöglichen.

Auch externe Personen, die nicht in einer Firma arbeiten, können eine Einladung zu Teams bekommen und hinzugeschalten werden. Dies wird häufig bei Vorstellungsgesprächen genutzt, kann aber auch für potenzielle Kunden und Agenturen genutzt werden. Hierzu erhält der Externe ein Passwort und kann sich einloggen.

Microsoft Teams – Funktionen im Überblick

Microsoft Teams dient als Kommunikationsplattform für Unternehmen und Projektgruppen. Die Anwendung verfügt über Gruppenchats, News und individuelle Gruppen. Ein besonderes Merkmal von Microsoft Teams ist, dass jedes Team über einen gemeinsamen und einen persönlichen Speicherplatz verfügt. Ein weiteres praktisches Feature von Teams ist die Nutzung auf mehreren Geräten. So kannst du Teams auf dem PC, dem Smartphone oder dem Tablet installieren und nutzen. Du kannst also auch von unterwegs bequem auf deine Chats zugreifen. Die Teilnehmergrenze liegt bei 10.000. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es externe oder interne Teilnehmende sind.

Wie erstellt man ein Meeting bei Microsoft Teams?

Hierfür müsst du entweder die App öffnen oder über deinen Browser die Webseite besuchen, um sich dort einzuloggen. In der linken Spalte findest du nun ein Kalendersymbol. Klick auf das Symbol und such dir ein Datum und eine Uhrzeit aus, welche für dich passt. Jetzt öffnet sich eine Planungshilfe. Diese hilft dir bei der Gestaltung und Organisation von deinem Meeting. Du kannst dort einen Titel für die Konferenz einfügen und die Teilnehmer hinzufügen. Praktischerweise siehst du auch sofort, ob die potenziellen Teilnehmer an deinem Termin Zeit haben.

Indessen kannst du den Termin speichern. Automatisch erhalten alle aus deiner Teilnehmerliste eine Einladung. Diese wird an das entsprechende hinterlegte Microsoft Outlook Postfach gesendet. Teams und Outlook sind kooperativ. Man sieht in beiden Apps die gespeicherten Termine. Die Erstellung einer Konferenz ist auch über Outlook möglich.

Wie nimmt man an einer Microsoft Teams Besprechung teil?

Um teilnehmen zu können, braucht man eine E-Mail-Adresse. Hierbei spielt es keine Rolle, ob diese privat oder geschäftlich genutzt wird. Klick auf die E-Mail mit der Einladung. Öffne nun den entsprechenden Link in der Mail. Soeben öffnet sich Microsoft Teams und du kannst, indem du auf „An Microsoft Teams Besprechung teilnehmen“ klickst, an der Veranstaltung teilnehmen.

Du hast auch die Möglichkeit, die Konferenz aufzunehmen. Hierfür müssen du auf die drei Punkte oben am Bildschirm klicken. Dort öffnet sich ein Fenster mit „Weitere Optionen“. Unter den Optionen kannst du nun eine Aufzeichnung starten. Vorab werden alle Teilnehmer gefragt, ob sie damit einverstanden sind, aufgezeichnet zu werden. Die Aufzeichnung wird in Microsoft Teams gespeichert.

Wie teile ich meinen Bildschirm in Teams?

Eine Veranstaltung lebt von visuellen Inhalten. Daher ist es immer von Vorteil, wenn das gesprochen verbildlicht, werden kann. Teams bietet dafür die passende Option. Man kann mit den Teilnehmern seinen Bildschirm teilen. Deaktiviere zuvor alle Benachrichtigungen, welche nicht angezeigt werden sollen. So vermeidest du unangenehme Situationen. Um den Bildschirm freizugeben, drücke während des Meetings auf das rechteckige Symbol mit dem Pfeil in der Mitte.

Ferner besteht die Möglichkeit über das Tastenkürzel STRG + Umschalt + E seinen Bildschirm zu teilen. Es besteht die Option, dass du nur einen bestimmten Bereich deines Bildschirmes oder gewisse Seiten freigeben kannst. Die Freigabe ist stets in einer ausgezeichneten Qualität und erfolgt mit einer hohen Sicherheit.

Weitere Funktionen von Microsoft Teams

Ähnlich wie bei anderen Programmen hast du auch bei Teams die Möglichkeit, während der Besprechung einen Chat zu starten. Neben dem Chat ist es weiter auch möglich eine Notiz zu der Besprechung zu erstellen und zu speichern. Diese kann im Anschluss des Meetings für die Nutzer veröffentlicht werden. Du sowie auch alle Teilnehmenden haben die Möglichkeit während eines Meetings mit einem integrierten Whiteboard Dinge zu skizzieren.

Damit die Konferenz professionell aussieht, ist es möglich, den Hintergrund zu ändern. Es stehen verschiedene Motive zur Auswahl. Vom Strand bis zu einem Café ist sicher auch ein passender Hintergrund für dich dabei. Wenn du keinen Hintergrund willst, kannst du deinen eigenen Hintergrund mit einem Weichmacher unscharf machen.

Was muss man für Microsoft Teams zahlen?

Es gibt mehrere Varianten von Teams. Unter anderem kann Microsoft Teams kostenlos genutzt werden, allerdings ohne ein breites Spektrum an Funktionen. Bei der kostenlosen Variante sind maximal 300 Teilnehmer im Chat möglich. Die Besprechung kann nicht aufgezeichnet werden und es gibt keinen Support für die kostenlose Variante.

Ab einem Preis von 4,20 € im Monat kann im Office 365 Business Basic Teams mit fast vollem Funktionsumfang genutzt werden. Einzig die Desktopversionen von Outlook, Word, Excel und so weiter sind nicht mit dabei.

Der teuerste Tarif ist der Office 365 E3. Hier sind alle Funktionen freigeschaltet und die maximale Teilnehmeranzahl beträgt 500000. Die Menge an Dateien, welche im Chat angehängt werden kann, ist unbegrenzt. Weiter gibt es einen unbegrenzten persönlichen Cloudspeicher.

Fazit zu Microsoft Teams

Gerade in Zeiten des Homeoffice ist Microsoft Teams eine großartige Anwendung, um miteinander zu arbeiten. Das Programm ermöglicht es, dass sich hunderte von Menschen gleichzeitig austauschen können und ihre Ideen kommunizieren können. Im Zeitalter der Digitalisierung sollte nicht nur eine SEO Agentur mehr für digitale Meetings unternehmen. Teams ist erschwinglich und kann kostenlos genutzt werden.